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La gestione a norma dei documenti informatici RENTRI richiede processi di conservazione idonei a garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. In questo ambito, la conservazione digitale può trovare applicazione con riferimento a:
- i file RENTRI e i relativi metadati generati dal sistema (es. registri/cronologie, prospetti, dichiarazioni e riepiloghi periodici);
- ricevute, notifiche e attestazioni prodotte dal sistema RENTRI e dagli eventuali servizi integrati;
- documenti operativi correlati al ciclo dei rifiuti utili al fascicolo (es. allegati tecnici, evidenze di invio/ricezione, log e tracciati di integrazione).
Gli obblighi di tenuta e conservazione dei documenti informatici sono assolti, in caso di gestione digitale, attraverso pacchetti di archiviazione corredati da marca temporale e firma digitale del responsabile (o soggetto delegato) con riferimento ai documenti e agli indici che contengono le registrazioni. Tale processo, con cadenza almeno annuale dalla messa in opera, assicura la validazione temporale, la chiusura dei fascicoli e la loro immodificabilità.
Gestisci già i file RENTRI? È ora di affidarli alla conservazione digitale a norma!
La pagina di normativa RENTRI illustra i documenti e le evidenze che devono essere presidiati in conservazione secondo le regole tecniche di conservazione digitale, tra cui in particolare:
- file RENTRI e indici dei metadati associati;
- ricevute, notifiche e attestazioni del sistema;
- evidenze applicative (impronte/hash, log, riferimenti temporali);
- eventuali allegati e documenti di supporto utili al fascicolo documentale.
- rapporti di chiusura periodica dei pacchetti di conservazione.
È possibile organizzare la conservazione per insiemi documentali (ad es. specifici flussi RENTRI) mantenendo coerenza di processo. Per ogni periodo di imposta è necessario adottare un’unica modalità di conservazione, assicurando continuità e tracciabilità dei fascicoli.
Come?
Contattaci per richiedere un preventivo o per acquistare il servizio.
Carica i tuoi file RENTRI (e gli eventuali allegati richiesti) in modo semplice tramite upload o canali integrati (SFTP/FTPS o Web Services).
Il servizio estrae automaticamente i metadati e compone l’indice; vengono applicate firma digitale e marca temporale secondo processo a norma, e i tuoi documenti sono inviati in conservazione per il periodo previsto dalla legge.
Conserva le credenziali di accesso al portale per consultare in qualsiasi momento file, indici dei metadati, ricevute e registri di conservazione.
Sei interessato al servizio di conservazione dei file RENTRI e vuoi saperne di più?
